Política de privacidade

Última atualização: 13 de Outubro de 2026

Esta política explica como o DeskNow (plataforma para gabinetes de contabilidade) e as suas extensões do Chrome — DeskNow — Credenciais e DeskNow — PDFs — tratam dados pessoais. O DeskNow não vende dados, não mostra publicidade e não usa ferramentas de análise ou rastreio de terceiros.

1. Quem somos

O DeskNow é fornecido por DeskNow. Para qualquer questão sobre privacidade: suporte@desknow.net.

2. Papéis: quem decide sobre os dados

• Dados da conta do gabinete e dos seus utilizadores (nome, email, perfil de acesso, registo de utilização, subscrição): o DeskNow é o responsável pelo tratamento.
• Dados dos clientes do gabinete (fichas, obrigações, documentos, guias, credenciais de portais, comunicações): o gabinete é o responsável pelo tratamento e o DeskNow actua como subcontratante, tratando-os apenas para prestar o serviço e seguindo as instruções do gabinete.

3. Dados que tratamos

• Conta: nome, email, perfil (gestor, contabilista ou cliente do portal), telefone e fotografia, se indicados.
• Gestão do gabinete: fichas de clientes (NIF, morada, contactos, regimes fiscais), obrigações e prazos, folha, guias de pagamento, tempos, avenças.
• Documentos enviados pelo gabinete ou pelos clientes através do portal.
• Credenciais de portais (por exemplo Portal das Finanças e Segurança Social Direta) que o gabinete decide guardar na ficha do cliente. São guardadas encriptadas.
• Registo de auditoria: quem fez o quê e quando (inclui cada vez que uma palavra-passe é revelada ou copiada).
• Dados técnicos: endereço IP e dados de sessão, usados para segurança (limitação de tentativas, deteção de abuso).

4. Extensões do Chrome

São duas extensões independentes e opcionais; cada uma tem um único propósito e pode instalar-se sem a outra. Nenhuma envia dados para servidores de terceiros nem para o DeskNow para além do descrito abaixo.

4.1 DeskNow — Credenciais

Propósito único: preencher (ou copiar) nos portais do Estado e nos portais indicados pelo gabinete os logins que o gabinete guardou no DeskNow.

• O que lê: os campos de utilizador e palavra-passe das páginas de login dos portais configurados e, nas páginas do DeskNow do gabinete, o cliente que está aberto (número interno, nome e NIF), para escolher as credenciais certas.
• De onde vêm as credenciais: são pedidas ao servidor do próprio gabinete no DeskNow, com a sessão já iniciada pelo utilizador. A lista não inclui palavras-passe: a palavra-passe só é pedida no momento em que preenche ou copia, fica registada na auditoria e está sujeita a limite de pedidos.
• O que guarda no browser: o endereço do gabinete, o cliente activo (durante 12 horas), a última identidade escolhida por cliente e portal, e a lista de portais extra autorizados. Não guarda palavras-passe.
• Copiar: a palavra-passe copiada é removida da área de transferência ao fim de 30 segundos.
• O que não faz: não regista o que escreve, não lê palavras-passe de outros sites, não envia dados para terceiros, não executa código vindo de fora, não usa publicidade nem análise de utilização.
• Permissões: storage (preferências acima), scripting e activeTab (activar o preenchimento na página de login em que o utilizador clica) e acesso aos sites do gabinete e dos portais configurados. Sites novos só ficam activos depois de o utilizador aceitar a permissão no Chrome.

4.2 DeskNow — PDFs

Propósito único: permitir usar, nas guias do DeskNow, os PDFs que o utilizador transferiu há pouco.

• O que lê: os últimos PDFs que o browser transferiu (até 10, com o máximo de 20 MB cada), à escolha do utilizador no momento de os anexar. Só os entrega a uma página do DeskNow do gabinete quando o utilizador clica («Usar PDF transferido recentemente»); uma página não os consegue pedir sozinha.
• Onde ficam: numa memória temporária da sessão do browser, apagada quando o browser fecha. Não são enviados a ninguém antes de o utilizador os anexar a uma guia.
• Permissões: downloads (listar e ler esses PDFs) e storage (a memória temporária).
• Esta extensão não lê palavras-passe nem preenche formulários.

4.3 Utilização limitada

O uso e a transferência de informação recebida através das APIs da Google respeitarão a Política de Dados de Utilizador dos Serviços da Chrome Web Store, incluindo os requisitos de Utilização Limitada: os dados só são usados para disponibilizar a funcionalidade descrita, não são vendidos, não são usados para publicidade e não são lidos por pessoas, excepto com consentimento, por motivos de segurança, para cumprir a lei ou quando agregados e anonimizados.

5. Segurança

• Ligações cifradas (HTTPS) e cookies de sessão seguros.
• Credenciais, chaves de API e palavras-passe de email guardadas encriptadas na base de dados.
• Cada gabinete tem os seus dados isolados dos restantes.
• Autenticação de dois fatores para a equipa, limitação de tentativas de login e CAPTCHA após falhas.
• Permissões por perfil: um contabilista só vê os clientes que lhe estão atribuídos, quando o gabinete assim o define.

As palavras-passe dos portais ficam recuperáveis pelo DeskNow para poderem ser preenchidas por si; por isso o acesso à sua conta deve ser protegido com autenticação de dois fatores.

6. Conservação

• Os dados do gabinete são conservados enquanto a subscrição estiver activa e apagados, a pedido ou após o fim do contrato, nos prazos acordados com o gabinete e na medida em que a lei não exija a sua conservação.
• O registo de auditoria é conservado, por omissão, 12 meses; o histórico de acesso a credenciais, 90 dias.
• Os prazos de conservação dos documentos de cada cliente são definidos pelo gabinete (responsável pelo tratamento).

7. Subcontratantes e integrações opcionais

Para além da infraestrutura de alojamento e de envio de email, o gabinete pode activar integrações opcionais que enviam dados a terceiros, por sua decisão e com as suas próprias contas: por exemplo a leitura de documentos por IA (Google Gemini), a emissão de faturas de avenças (InvoiceXpress) ou a consulta de NIF. Quando activadas, esses serviços tratam os dados necessários segundo as suas próprias políticas.

8. Cookies

Usamos apenas cookies estritamente necessários: sessão e proteção contra pedidos forjados (CSRF). A preferência de tema fica guardada apenas no seu browser. Não usamos cookies de publicidade nem de análise.

9. Os seus direitos

Tem direito de acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade, e de retirar o consentimento quando aplicável. Se os seus dados foram inseridos por um gabinete (por exemplo é cliente de um gabinete), o pedido deve ser dirigido primeiro a esse gabinete, que é o responsável pelo tratamento; podemos apoiá-lo nesse pedido. Tem também o direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo — em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

10. Contacto e alterações

Para exercer direitos ou esclarecer dúvidas escreva para suporte@desknow.net. Se alterarmos esta política de forma relevante, a data no topo é actualizada e, quando for caso disso, os gabinetes são avisados.